Process Hack
Pot do operativne odličnosti
V vsakem večjem sistemu teče veliko procesov. Nekateri so kratki, drugi dolgi, pri nekaterih sodeluje več ljudi, pri drugih manj.
Mnogi procesi so zastareli in se izvajajo zgolj iz navade. To vodi v nepotrebno zapletenost, ki se še povečuje z naraščajočo dokumentacijo.
Slabo izvedeni procesi negativno vplivajo na ljudi, kar se posledično odraža na poslovnih rezultatih, ugledu in prihodnosti podjetja. Pogosto primanjkuje osnovne empatije do izvajalcev procesov in strank, ki so lahko tudi notranje.
Večina izgub ne nastane znotraj oddelkov. Nastane med njimi.
Nekatere procese, kot so svetovanje in tehnična podpora, obravnavamo kot storitve in jih zaračunavamo. Če je uporabniška izkušnja dobra in je kakovost storitev visoka, lahko zaračunamo višjo ceno, kar je dodaten razlog za izboljšanje procesov.
Dobri procesi se ne predpisujejo. Zgradijo ali popravijo se s sodelovanjem vseh deležnikov - pragmatično, podjetniško, zavzeto, sodelovalno, agilno in hitro. Ključni predpogoj za uspeh je pripravljenost, želja in odprtost ekip do sprememb.
Zakaj procesi pogosto ne dajejo pričakovanih rezultatov?
Vzorci, ki jih doživimo znova in znova:
-
vmesniki med oddelki niso jasni in komunikacija "škripa",
-
silosi se preprosto sprejmejo kot normalno stanje,
-
problemi ostanejo skriti predolgo,
-
ekipe niso opolnomočene, da bi sistem same izboljševale,
-
lastništvo je šibko in standardi (še) ne živijo.
Process Hack naslavlja prav te točke – ne samo na papirju, ampak v praksi.
Kaj je Process Hack?
Process Hack je namenjen izboljšanju daljših in vsebinsko zahtevnejših procesov, ki vključujejo sodelovanje več ljudi iz različnih oddelkov. Posebnost teh procesov je, da se udeleženci med izvajanjem praviloma ne srečujejo. Nekateri so aktivni na začetku, drugi v sredini in tretji na koncu procesa.
Process Hack je konkreten, vključujoč in intenziven način dela. Namenjen je ekipam, ki si želijo z minimalno balasta v zgolj nekaj korakih zgraditi optimalno vrednost za vse deležnike. Uporabljamo orodja vitkega in agilnega razvoja storitev, elemente poslovnega modeliranja, Design Thinkinga in koncepta Jobs To Be Done.
Digitalizacija brez čiščenja procesov je napaka, ki stane dvakrat.
Process Hack je naravni korak pred digitalizacijo – ker je smiselno digitalizirati le tisto, kar je že vitko, prečiščeno in res potrebno. To najlažje naredijo neposredni izvajalci in uporabniki procesa sami.
Process Hack je uporaben tudi pri združevanju oddelkov, prehodu na zunanje izvajanje storitev ali pri razvoju novih storitev.
Priložnosti, ki jih Process Hack prinese ekipi:
Process Hack je aktivna oblika timskega coachinga in mentorstva. Je priložnost za:
-
doživetje poslovne, podjetniške miselnosti in novih praks dela,
-
fokusirano in aktivno sodelovanje med člani različnih oddelkov,
-
konstruktivno reševanje težav in frustracij, povezanih s konkretnim delom,
-
razvoj veščin aktivnega poslušanja in empatije,
-
sokreiranje bolj smiselnih, učinkovitih in/ali lažjih procesov dela,
-
oblikovanje novih timskih dogovorov in prevzemanje odgovornosti,
-
krepitev inovativnosti in kreativnosti znotraj tima,
-
doživetje moči moderirane komunikacije.
Process Hack je več kot urejanje procesov. Je hkrati organizacijski razvoj, razvoj vodenja, gradnja kompetenc in razvoj komunikacije. Vsaka izboljšava – majhna ali velika – je del daljše poti podjetja.
Načini izvedbe:
-
v živo (večji prostor) ali online (video klic + Miro)
-
na konkretnem ali šolskem primeru
-
enkratna izvedba ali večstopenjski Master Class (prenos facilitacijskih izkušenj)
Process Hacki se izvajajo ob podpori namenske opreme – Hexa Boxov, na dolgih mizah in neskončnem flipchart papirju. Za prostor in pogostitev poskrbi naročnik, za delavniško opremo izvajalec.
V premislek ...
Bolje delujemo, če razumemo sistem.
Ljudje delujemo bolje, če vemo, kako sistem okoli nas deluje ter kako sodelovati na produktiven, skupen način.
Težave, ki nas učijo.
Ko rešujemo probleme, rastemo. Odrasli tako najlažje pridobivamo nova znanja. Primer: prepoznavanje in odpravljanje izgub – vsega, kar ne ustvarja vrednosti.
Vitki pristop ponuja orodja.
Na voljo je več vitkih metod in orodij za reševanje zapletenih situacij. Če jih razumemo, postanejo več kot le mehanski postopki.
Skupnost olajša učenje.
Najtežje probleme rešujemo najlažje v skupnosti praktikov. Izmenjujemo izkušnje, poglabljamo razumevanje in se podpiramo.
Pravi izziv niso metodologije – te so znane.
Pravi izziv je naše lastno delovanje in obnašanje. In to lahko spremenimo.
Situacije, ko je Process Hack najbolj uporaben:
Izboljšanje obstoječih procesov
Odstranimo balast, zamude in podvajanja.
Oblikovanje novih procesov
Ko želimo drugačen, boljši način dela.
Digitalizacija in AI
Določimo optimalno razdelitev dela med ljudi, pravila, sisteme in AI agente.
Reorganizacija in rast
Vzpostavimo procese, ki podpirajo prihodnje delovanje organizacije.
