Process Hack - Pot do operativne odličnosti
V vsakem velikem sistemu se izvaja številne procese. Nekateri so kratki, drugi dolgi; pri nekaterih sodeluje več udeležencev, pri drugih manj. Mnogi procesi so zastareli in se izvajajo zgolj iz navade. To vodi v nepotrebno zapletenost, ki se še povečuje z naraščajočo dokumentacijo.
Slabo izvajani procesi negativno vplivajo na ljudi, kar se posledično odraža na rezultatih poslovanja, ugledu in s tem na prihodnosti podjetja. Pogosto primanjkuje osnovne empatije do izvajalcev procesov in strank, ki so lahko tudi notranje.
Nekatere procese, kot so svetovanje in tehnična podpora, obravnavamo kot storitve in jih zaračunavamo. Če je uporabniška izkušnja dobra in je kakovost storitev visoka, lahko zaračunamo višjo ceno, kar je dodaten razlog za izboljšanje procesov.
Dobri procesi se ne predpisujejo, temveč se zgradijo ali popravijo s sodelovanjem vseh deležnikov. To je mogoče doseči zelo pragmatično, podjetniško, zavzeto, sodelovalno, agilno in hitro. Ključni predpogoj za uspeh je pripravljenost, želja in odprtost ljudi do sprememb.
Predstavitev Process Hack pristopa oz. formata dela:
Proces Hack je namenjen izboljšanju daljših in vsebinsko zahtevnejših procesov, ki vključujejo sodelovanje več ljudi. Posebnost teh procesov je, da se udeleženci med izvajanjem praviloma ne srečujejo, saj so nekateri aktivni na začetku, drugi v sredini in tretji na koncu procesa.
Process Hack je podjetniško konkreten, vključujoč in precej intenziven način dela. Namenjen je ekipam, ki si želijo z minimalno balasta v zgolj nekaj korakih zgraditi optimalno vrednost za vse deležnike procesa. Pri izvedbi uporabljamo številna orodja vitkega in agilnega razvoja storitev. V njem so elementi poslovnega modeliranja, Design Thinking-a ter koncepta Jobs To Be Done. Dokumentiranje Process Hacka je na nivoju “uporabne higiene”.
Digitalizacija in Process Hack: Process Hack (izboljšanje procesov na transparenten in vključujoč način) je zelo uporaben korak pred digitalizacijo. Digitalizirati je smiselno le prečiščene, izboljšane, vitke in agilne procese. Le to najbolje in najhitreje naredijo neposredni izvajalci in uporabniki procesa.
Process Hack je zelo uporaben pristop tudi pri združevanju oddelkov, prehodu na zunanje izvajanje storitev ali pri razvoju novih storitev.
Process Hack lahko izvedemo bodisi v živo v večjem prostoru in ob primerni opremi, ali na daljavo s pomočjo orodij, kot sta Zoom za video konferenco in Miro za virtualno tablo.
Process Hack je več kot izobraževanje in usposabljanje, je konkretno odvzemanje balasta in stroškov ter dodajanje vrednosti.
Process Hack (aktivna oblika timskega coachinga in mentorstva) je priložnost za:
-
doživetje poslovne, podjetniške miselnosti in novih praks dela,
-
fokusirano in aktivno sodelovanje med člani različnih oddelkov,
-
konstruktivno reševanje težav in frustracij, povezanih s konkretnim delom,
-
razvoj veščin aktivnega poslušanja in empatije za boljše razumevanje,
-
sokreiranje bolj smiselnih, učinkovitih in/ali lažjih procesov dela,
-
oblikovanje novih timskih dogovorov in prevzemanje odgovornosti,
-
krepitev inovativnosti in kreativnosti znotraj tima,
-
doživetje moči moderirane komunikacije.
Process Hacki se izvajajo ob podpori namenske opreme - Hexa Box-i, v večjem prostoru, na dolgih mizah in neskončnem flipchart papirju. Za prostor in pogostitev poskrbi naročnik, za ustrezno delavniško opremo pa poskrbi izvajalec.
Več načinov izvedbe Process Hackov:
-
v živo (večji prostor) ali online (video klic + Miro)
-
na konkretnem ali šolskem primeru
-
enkratna izvedba ali večstopenjski Master Class (prenos facilitacijskih izkušenj)
V premislek ...
Bolje delujemo, če razumemo sistem
Ljudje delujemo bolje v družbi, če razumemo, kako deluje sistem, v katerem smo, in če vemo, kako lahko sodelujemo produktivno in v skupno dobro.
Težave, ki nas učijo
Težave oz. problemi so prisotni vsepovsod. Če se trudimo te težave rešiti, napredujemo – tako odrasli najlažje pridobivamo nova znanja. Primer take težave je prepoznavanje in odpravljanje izgube, nečesa, kar ne ustvarja vrednosti.
Lean ponuja orodja za reševanje težav
Lean vsebuje veliko metod in tehnik za praktično reševanje teh zapletenih problemov. Vendar, če jih uporabljamo brez razumevanja, jih lahko uporabimo zgolj kot mehanske postopke, kar zmanjša njihov učinek.
Skupnost olajša in pospeši učenje
Najbolj enostavno in učinkovito je te težave reševati v skupnosti praktikantov. Tam lahko izmenjujemo izkušnje, eksperimentiramo, poglabljamo razumevanje in se med seboj podpiramo. To ne samo pospeši učenje, ampak ga naredi tudi bolj zabavnega.
Razmišljanje, ki izstopa iz okvirjev
Ta pristop je drugačen od običajnega razmišljanja, ki daje prednost projektom pred programi, ROI-u (donosu na investicije) pred ROA-om (učinkovitostjo sredstev), in hitri implementaciji pred postopnim vključevanjem. Vendar to, da je nekaj drugačno, ne pomeni, da ni pravilno.
Ključ je v skupnostih prakse
Težava tega pristopa je, da zahteva razumevanje, kako močne so lahko skupnosti prakse, in znanje o tem, kako jih zgraditi. To je temelj za uspešno ustvarjanje Lean programov.
Naš izziv naj ne bodo metodologije, te so znane.
Naš izziv je naše delovanje, obnašanje. To pa lahko spremenimo.
